Tips für die Wahl der richtigen Seminarverwaltung

Eine gut zu Ihrem Unternehmen passende Seminarverwaltung nimmt Ihnen Arbeit ab und gibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche. So wirkt sich die Wahl der richtigen Seminarverwaltung direkt auf Ihren unternehmerischen Erfolg aus.

Das beste Vorgehen bei der Auswahl einer Seminarverwaltung

Wenn Sie eine Software für die Verwaltung Ihrer Seminare auswählen wollen, sollten Sie zunächst alle Punkte zusammentragen, die für Sie wichtig sind. Wir haben hier ein paar Punkte zusammengetragen, die bei einer Seminarverwaltung eine Rollen spielen.

Als nächstes Versehen Sie die Liste mit einem Kennzeichen für Ihre Prioritäten. Wir empfehlen dabei Kennzeichen von 1 (= sehr wichtig) bis 3 (= weniger wichtig).

Nun können Sie alle Anbieter, die Sie sich genauer Ansehen wollen, mit dieser Liste vergleichen und den besten auswählen. Eine Suche bei Google liefert meistens die ersten brauchbaren Hinweise auf die richtigen Anbieter.

Wichtige Funktionen einer Seminarverwaltung

Überlegen Sie, welches die wichtigen Funktionen für Sie und Ihr Unternehmen sind und ergänzen Sie die Liste gegebenenfalls. Die Bewertungskriterien sollten die Verringerung von Verwaltungsaufwand, die Unterstützung bei Vermarktung und Vertrieb und die Verbesserung Ihres Cash-Flows sein.

Einfache Einbindung in Ihre Website – Wie leicht lässt sich die Seminarverwaltung in Ihre Website einbinden? Ist dazu größerer Programmieraufwand erforderlich, oder geht es mit wenigen Klicks? Eine Liste Ihrer Seminare auf Ihrer Website unterstützt Vertrieb und Marketing, weil Sie Ihre Leistungen im Internet kommunizieren können. Und sie verringert Ihren administrativen Aufwand, wenn sie sich direkt aus Ihrer Seminarverwaltung heraus aktualisieren läßt.

Online-Anmeldungen – Ihre Seminarverwaltung sollte es Ihren Teilnehmern ermöglichen, sich über Ihre Website anzumelden. Dazu muß eine Anmeldemaske vorhanden sein, und der Bestellprozess muß rechtssicher gestaltet sein. Das wirkt nicht nur professionell, sondern verringert auch Ihren Administrationsaufwand erheblich. Ihre Teilnehmer geben bei der Anmeldung bereits alle ihre Daten korrekt an, und Sie müssen nicht mehr nachfragen. Und alle Informationen zu Ihren Seminaren werden klar kommuniziert, so dass es deutlich weniger Rückfragen gibt.

Direkte Rechnungsstellung – Ihre Seminarverwaltung sollte bei der Anmeldung direkt eine Rechnung generieren und diese an den Teilnehmer versenden. Das reduziert Ihren administrativen Aufwand erheblich. Sie müssen sich nur noch mit einigen Rückfragen befassen, anstatt manuell alle Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Online-Zahlung – Eine Seminarverwaltung sollte es ermöglichen, Ihre Seminare direkt bei Anmeldung über Online-Zahlungsmethoden zu bezahlen. Dadurch erhalten Sie Ihr Geld früher, die Anmeldungen werden verbindlicher und Ihr Arbeitsaufwand verringert sich, weil Sie nicht mehr die Geldeingänge der Vorkasse-Zahlungen abgleichen müssen oder Ihrem Geld nachlaufen, weil jemand nicht oder spät bezahlt. Die Zahl der Absagen verringert sich dadurch erfahrungsgemäß auch.

Marketing-Unterstützung – Eine Seminarverwaltung sollte in jedem Fall über Mechanismen verfügen, um Ihre Seminare in den Suchmaschinen zu platzieren. Dabei sollte einerseits das natürliche Ranking unterstützt werden, andererseits auch das direkte Bewerbern mit bezahlten Anzeigen, z.B. über Google Adwords. Diese Werbemittel sind sehr effizient und führen zu mehr Umsatz.

Weitere Funktionen ermitteln

Evtl. benötigen Sie für Ihr Unternehmen weitere Funktionen, wie z.B. eine Anbindung an bestehende Systeme. Erweitern Sie Ihre Liste und sprechen sie mit allen Beteiligten in Ihrem Unternehmen, wenn es mehrere sind. Und vor allem: testen Sie. Lassen Sie sich vor dem Kauf eine Teststellung zur Verfügung stellen, oder buchen Sie eine kostenlose Variante (wie bei Wundercoach möglich).

Bei Fragen zu diesem Artikel wenden Sie sich gerne an help [at] wundercoach [dot] net. Wir freuen uns, wenn wir helfen können.

Weitere Tips und Screencasts