Die richtige Seminarverwaltung - kaufen, anpassen oder selbst programmieren?

So vermeiden Sie typische Fehler bei Ihrer Seminarverwaltung

Als freier Trainer und Coach sind Sie Ihr eigener Seminarmanager und Ihre Seminarverwaltung benötigt viel Zeit. Sie sind viel unterwegs und veranstalten Seminare. Nebenbei müssen Sie noch Seminare planen, verkaufen, Ihre Website pflegen, Rechnungen schreiben, Kunden akquirieren, Seminare vorbereiten, nachbereiten und auch noch die Buchhaltung erledigen usw. Und das alles zwischen Ihren Terminen – mit Arbeitszeit, die Ihnen niemand bezahlt.

Hier ein paar Tips, wie Sie mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen können:

  1. Machen Sie sich eine Liste der Dinge, die für Ihren Erfolg wirklich wichtig sind. Vermeiden Sie alles nutzlose.
    Man wird im Alltag viel zu schnell abgelenkt von allem, was auf einen einströmt. Trennen Sie konsequent die Spreu vom Weizen. Brauchen Sie wirklich noch das kleine Textupdate in Ihrem Sing-Profil? Oder einen weiteren Blog – Eintrag auf Ihrer Website? Investieren Sie Ihre Zeit in die wichtigen Dinge
  2. Delegieren Sie alles, was Zeit kostet und das jemand anderes erledigen kann.
    Nehmen Sie sich Helfer. Buchhaltung, Telefonservice, Website-Updates usw. sind Aktivitäten, die Sie nicht selber erledigen müssen. Ihre Zeit ist kostbar. Machen Sie darum lieber einen Kunden glücklich und lassen Sie sich dafür bezahlen.
  3. Automatisieren Sie soviel wie möglich.
    Investieren Sie Zeit in die Optimierung und Automatisierung aller wiederkehrenden Abläufe. Scannen Sie Ihre Belege und senden Sie sie an Ihren Buchhalter. Ich nutze dafür einen Dropbox-Ordner, den ich mit meinem Sekretariat teile und eine App zum Scannen von Dokumenten. Auch viele Steuerberater stellen solche Systeme bereit, z.B. von Datev. Mit Wundercoach können Sie auch das Schreiben von Rechnungen und sogar die Bezahlung automatisieren.
  4. Investieren Sie in Ihren Vertrieb
    Nutzen Sie Ihre eigene Website und Suchmaschinen für Ihren Vertriebserfolg. Gebuchte Anzeigen bei Google und Co funktionieren. Wenn Sie es richtig machen, erhalten Sie laufend qualifizierte Inbound-Leads von echten Interessenten. Die Seminarverwaltung Wundercoach hat eingebaute Funktionen, die Ihre Veranstaltungen automatisch optimal für die Indexierung durch Suchmaschinen ausgeben und so Ihre Präsenz erhöhen.
  5. Buchen Sie einen einfachen Telefondienst als Back-Office, das Ihre Gespräch annimmt und Rückrufe vereinbart. Ein nicht besetztes Büro, in dem ein Anrufbeantworter läuft oder die Handy-Mailbox wirkt nicht professionell.
  6. Legen Sie eine Kundendatenbank an. Mit Gesprächsnotizen, Absprachen, Terminen und Wiedervorlagen und nutzen Sie diese systematisch. Wundercoach bietet eine solche Datenbank für Ihre Bestandskunden und Neukontakte.
  7. Nehmen Sie einen Tag pro Woche als Bürotag und erledigen Sie alle wichtigen Dinge. Achtung: nur die wichtigen. Alles andere lassen Sie entweder sein oder lassen es jemand anderes machen.
  8. Managen Sie Ihre Liquidität
    Ein Geldeingang heute ist mehr wert als ein Geldeingang in 3 Wochen. Ihre Rechnungen sollten daher ein kurzes Zahlungsziel haben, damit Ihre Kunden auch zügig bezahlen. Oder noch besser: lassen Sie sich bereits bei der Buchung bezahlen. Mit Wundercoach können Sie bereits bei der Registrierung bezahlt werden und erhalten so Ihr Geld sofort. Und wenn Ihr Kunde mal nicht zahlt: Seien Sie selbstbewusst, wenn der Kunde nicht bezahlt. Schicken Sie Zahlungserinnerungen und danach Mahnungen mit einem deutlichen Text. Ein Kunde, der nicht bezahlt ist kein Kunde.

Bei vielen Dingen der Seminarorganisation und Seminarverwaltung kann Ihnen die Wundercoach-Seminarverwaltung helfen.  Neben dem Schreiben von Rechnungen, der Online-Bezahlung durch Ihre Kunden und der Vereinfachung Ihres Seminarmanagements z.B. durch wiederverwendbare Seminarvorlagen bietet die Seminarverwaltung Wundercoach eine Vielzahl an Funktionen, die Ihnen die Seminarorganisation erleichtern.