Die richtige Seminarverwaltung – von der Stange kaufen, anpassen oder selbst programmieren?

Wenn eine neue Seminarverwaltung eingeführt werden soll, stellt sich schnell die Frage, welche Software die richtige ist: „Welche Seminarverwaltung kann das, was ich brauche?“

Hinter dieser Fragestellung verbirgt sich bereits der erste Fallstrick:

Was brauche ich denn?

Was soll meine Seminarverwaltung alles können?

In der Praxis hat sich das folgende Vorgehen etabliert. Es ist zugleich einfach und durch Laien zu handhaben, und es geht schnell:

Zunächst formulieren Sie Ihre Anforderungen: Alles das, was Ihre neue Seminarverwaltung können soll: Seminare verwalten, auf der Website darstellen, über einen Webbrowser von überall bedienbar sein usw. Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen.

Danach versehen Sie die Liste mit Prioritäten:

1 = lebenswichtig. Funktionen dieser Kategorie müssen vorhanden sein, sonst kann die Software nicht eingesetzt werden.
2 = bedeutsam. Funktionen dieser Kategorie sind wichtig, weil Sie entscheidende Dinge tun oder vereinfach. Ihr Fehlen ist ein merklicher Nachteil beim Einsatz der Software.
3 = wünschenswert. Funktionen dieser Kategorie sind zusätzliche Gimmicks, deren Nicht-Vorhandensein keine großen Nachteile verursacht.

Erst wenn Sie wissen, was Sie benötigen können Sie die verschiedenen Lösungen und Angebote an Seminarverwaltungen bewerten.

Überprüfen Sie dabei, ob Ihre Anforderungen praxisbezogen sind: es ist leicht, so umfangreiche und komplexe Anforderungen zu formulieren, dass keine Software der Welt sie erfüllen kann. Bleiben Sie dabei also pragmatisch und realistisch.

Variante 1: Seminarverwaltung von der Stange kaufen

Wenn Ihre Anforderungen so generell sind, dass viele andere Leute ähnlich gelagerte Probleme haben, gibt es aller Wahrscheinlichkeit nach auch standardisierte Software-Lösungen, die für Sie passen. Bei Finanzbuchhaltung oder Faktura-Systemen ist das meistens so, da diese den gesetzlichen Anforderungen genügen müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Seminarverwaltung muss nur gekauft oder gemietet und eingerichtet werden, und steht danach sehr schnell zur Verfügung. Oft ist ein kostenloser Test vorher möglich.

Die Nachteile sind ebenfalls klar: Eine Standardsoftware kann in vielen Fällen nicht oder nur in Grenzen angepasst werden. Entweder sie passt, oder sie passen Ihre Anforderungen an die Software an, oder die Lösung scheidet aus.

Variante 2: Seminarverwaltung von der Stange kaufen und anpassen.

Wie Variante 1, nur dass hier ein Hersteller oder Systemhaus hinter der Software steht, dass auch Anpassungen vornehmen kann. Hier liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, mit dem Anbieter (und dessen hoffentlich vorhandener Erfahrung) die Software so anzupassen, dass es optimal paßt.

Die Vorteile sind hier: Anpassbarer Funktionsumfang, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Die Nachteile sind auch klar: Deutlich höhere Kosten durch Consulting und Anpassung, ein gewisses Projektrisiko, da die Anpassungen vorher nicht getestet werden können, sowie i.d.R. längere Projektlaufzeit. Und es lassen sich evtl. nicht alle Anforderungen erfüllen, da die Softwarelösung dafür nicht geeignet ist.

Variante 3: Seminarverwaltung individuell programmieren lassen

Diese Variante ist vorteilhaft, wenn es keine oder nur unzureichende fertige Lösungen gibt, die Ihre Anforderungen erfüllen. Sie wählen den richtigen Anbieter (Achtung: auch das ist eine Wissenschaft für sich) und lassen sich die benötigte Seminarverwaltung individuell erstellen.

Die Vorteile bei dieser Vorgehensweise sind die exakte Abbildung Ihres Bedarfs und die enorme Flexibilität der selbst entwickelten Lösung, die Sie immer wieder anpassen und auch weiterentwickeln können.

Die Nachteile sind hier allerdings zahlreich und sollten in Ihrer Tragweite nicht unterschätzt werden: Ein erheblich höheres Projektrisiko (haben wir alles bedacht, ist der Lieferant zuverlässig, wird das Projekt rechtzeitig fertig, sind die gewünschten Funktionen marktgerecht usw.), sowie eine deutlich höhere Projektlaufzeit, wesentlich höhere Kosten und ein erheblicher Arbeitsaufwand auf Ihrer Seite für Meetings, Abstimmungen und Abnahmen.

Beachten sollten Sie noch, dass bei Individualsoftware der Programmierer in vielen Fällen ständiger Gast in Ihrem Hause ist, um Fehler zu beseitigen oder neue Wünsche umzusetzen.

Dieser Weg sollte nur gewählt werden, wenn es keine passende Lösung zu kaufen gibt.

Fazit

Die Variante 3 ist nur in den Fällen zu empfehlen, in denen es keine passende

Die richtige Seminarverwaltung – von der Stange kaufen, anpassen oder selbst programmieren?

Die Frage, wie man zu der richtigen Seminarverwaltung kommt, ist die gleiche Frage wie bei jeder Auswahl von Software: „Tut die Software das was ich brauche?“.

Darin verbirgt sich bereits der erste Fallstrick:

Was brauche ich denn?

Was soll meine Seminarverwaltung alles können?

Zunächst formulieren Sie die Anforderungen, was Ihre neue Seminarverwaltung alles tun soll: Seminare verwalten, auf der Website darstellen, über einen Webbrowser von überall bedienbar sein usw. Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen.

Danach versehen Sie die Liste mit Prioritäten:

1 = lebenswichtig. Funktionen dieser Kategorie müssen vorhanden sein, sonst kann die Software nicht eingesetzt werden.
2 = bedeutsam. Funktionen dieser Kategorie sind wichtig, weil Sie entscheidende Dinge tun oder vereinfach. Ihr Fehlen ist ein merklicher Nachteil beim Einsatz der Software.
3 = wünschenswert. Funktionen dieser Kategorie sind zusätzliche Gimmicks, deren Nicht-Vorhandensein keine großen Nachteile verursacht.

Erst wenn Sie wissen, was Sie benötigen können Sie die verschiedenen Lösungen und Angebote an Seminarverwaltungen bewerten.

Variante 1: Seminarverwaltung von der Stange kaufen

Wenn Ihre Anforderungen so generell sind, dass viele andere Leute ähnlich gelagerte Probleme haben, gibt es aller Wahrscheinlichkeit nach auch standardisierte Software-Lösungen, die für Sie passen. Bei Finanzbuchhaltung oder Faktura-Systemen ist das meistens so, da diese den gesetzlichen Anforderungen genügen müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Seminarverwaltung muss nur gekauft oder gemietet und eingerichtet werden, und steht danach sehr schnell zur Verfügung. Oft ist ein kostenloser Test vorher möglich.

Die Nachteile sind ebenfalls klar: Eine Standardsoftware kann in vielen Fällen nicht oder nur in Grenzen angepasst werden. Entweder sie passt, oder sie passen Ihre Anforderungen an die Software an, oder die Lösung scheidet aus.

Variante 2: Seminarverwaltung von der Stange kaufen und anpassen.

Wie Variante 1, nur dass hier ein Hersteller oder Systemhaus hinter der Software steht, dass auch Anpassungen vornehmen kann. Hier liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, mit dem Anbieter (und dessen hoffentlich vorhandener Erfahrung) die Software so anzupassen, dass es optimal paßt.

Die Vorteile sind hier: Anpassbarer Funktionsumfang, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Die Nachteile sind auch klar: Deutlich höhere Kosten durch Consulting und Anpassung, ein gewisses Projektrisiko, da die Anpassungen vorher nicht getestet werden können, sowie i.d.R. längere Projektlaufzeit. Und es lassen sich evtl. nicht alle Anforderungen erfüllen, da die Softwarelösung dafür nicht geeignet ist.

Variante 3: Seminarverwaltung individuell programmieren lassen

Diese Variante ist vorteilhaft, wenn es keine oder nur unzureichende fertige Lösungen gibt, die Ihre Anforderungen erfüllen. Sie wählen den richtigen Anbieter (Achtung: auch das ist eine Wissenschaft für sich) und lassen sich die benötigte Seminarverwaltung individuell erstellen.

Die Vorteile bei dieser Vorgehensweise sind die exakte Abbildung Ihres Bedarfs und die enorme Flexibilität der selbst entwickelten Lösung, die Sie immer wieder anpassen und auch weiterentwickeln können.

Die Nachteile sind hier allerdings zahlreich und sollten in Ihrer Tragweite nicht unterschätzt werden: Ein erheblich höheres Projektrisiko (haben wir alles bedacht, ist der Lieferant zuverlässig, wird das Projekt rechtzeitig fertig, sind die gewünschten Funktionen marktgerecht usw.), sowie eine deutlich höhere Projektlaufzeit, wesentlich höhere Kosten und ein erheblicher Arbeitsaufwand auf Ihrer Seite für Meetings, Abstimmungen und Abnahmen.

Beachten sollten Sie noch, dass bei Individualsoftware der Programmierer in vielen Fällen ständiger Gast in Ihrem Hause ist, um Fehler zu beseitigen oder neue Wünsche umzusetzen. Planen Sie also Folgekosten für Support und Erweiterungen mit ein.

Dieser Weg sollte nur gewählt werden, wenn es keine passende Lösung zu kaufen gibt.

Fazit

Eine gute Vorbereitung ist alles: wenn ich meine Anforderungen genau kenne, weiss ich auch, was ich suche.

Die Variante 3 ist wegen der genannten Nachteile und Risiken nur in den Fällen zu empfehlen, in denen es keine passende Seminarverwaltung am Markt zu kaufen gibt. Daher sollte sie immer die letzte Wahl sein.

Variante 2 hat viele Vorteile, ist aber ebenfalls vergleichsweise teuer und nur dann zu wählen, wenn es keine Seminarverwaltung gibt, die direkt passt.

Variante 1 sollte man in jedem Fall als erstes betrachten, da hier für wenig Geld schnell die am besten passende Lösung gefunden werden kann.

Nur wenn Variante 1 nicht in Frage kommt, geht man weiter zu Variante 2. Erst wenn hier auch keine Lösung zu finden ist sollte man Variante 3 wählen.