Die Vorteile einer Online-Seminarverwaltung als Cloud-Lösung
Dieser Beitrag betrachtet die Frage, wann eine Seminarverwaltung als Online-Seminarverwaltung oder Cloud-Lösung ausgelegt sein sollte und welche Vor- und Nachteile daraus entstehen.
Wann sollten Sie sich für eine Online-Seminarverwaltung in der Cloud entscheiden?
Als erstes wollen wir die Begriffe gegeneinander abgrenzen. Unter einer Online-Seminarverwaltung verstehe ich in diesem Beitrag eine Seminarverwaltung, die komplett als Cloud-Lösung funktioniert. Im Normalfall heißt dass, das der Anbieter der Cloud-Seminarverwaltung die Software auf einem Server in der Cloud für Sie bereitstellt. Das Gegenteil wäre eine Offline-Seminarverwaltung, die auf Ihren eigenen Servern in Ihren Räumlichkeiten installiert ist.
Der allgemeine Trend in der gesamten IT-Industrie geht zu Cloud-Lösungen wie z.B. Online-Seminarverwaltungen. Was sind die Vor- und Nachteile?
Vorteile einer Online-Seminarverwaltung als Cloud-Lösung
Die Vorteile einer Seminarverwaltung in der Cloud sind klar:
Geringer Aufwand
Sie müssen sich nicht um den Betrieb Ihrer Seminarverwaltung kümmern. Die Bereitstellung von Cloud-Serverkapazitäten, Backup, Recovery, Online-Anbindung und Administration übernimmt der Betreiber der Cloud-Seminarverwaltung für Sie. In den meisten Fällen reicht es, einen Zugang bei dem Anbieter zu erstellen, um Zugriff auf die Software zu erhalten. Sie können sich also auf das Wesentliche konzentrieren und benötigen keine speziellen IT-Fähigkeiten.
Geringere Anschaffungs- und Betriebskosten
Da Sie für die Nutzung einer Online-Seminarverwaltung keine eigene Hardware beschaffen und keine Infrastruktur einrichten müssen, entstehen bei einer Cloud-Seminarverwaltung deutlich geringere Kosten. Serverbeschaffung und Anbindung an Ihr Netzwerk verursachen Hardware-, Software- und Installationskosten, die Sie bei einer Online-Seminarverwaltung sparen.
Zeitersparnis
Eine Online-Seminarverwaltung wie Wundercoach steht sofort zur Verfügung. Sie müssen sich lediglich anmelden und Ihre Daten eingeben, und schon können Sie die Cloud-Seminarverwaltung nutzen. Das beutetet, dass Ihnen bei der Nutzung einer Cloud-Lösung keine Wartezeiten entstehen. Sie sparen Zeit, weil Sie sich nicht erst mit dem Aufbau, der Beschaffung und der Installation der nötigen Komponenten befassen müssen.
Kostenloses Testen
Online-Seminarverwaltungen bieten häufig eine kostenlose Testphase in der Cloud an, oder sind komplett kostenlos und stehen über die gesamte Laufzeit kostenlos zur Verfügung. So kann Wundercoach in seiner Basis-Version als Cloud-Seminarverwaltung kostenlos genutzt werden. Ausserdem steht Ihnen die Premium-Version der Online-Seminarverwaltung für den ersten Monat ebenfalls kostenfrei zur Verfügung.
Vertragslaufzeiten
So schnell, wie Sie eine Cloud-Seminarverwaltung gemietet haben, so schnell werden Sie die gleiche Online-Seminarverwaltung auch wieder los. Seriöse Anbieter erlauben die Umstellung auf einen günstigen oder sogar kostenlosen Betrieb ohne lange Kündigungsfristen. Wundercoach bietet z.B. die Möglichkeit, monatlich auf die kostenlose Version umzustellen und jederzeit wieder in eine kostenpflichtige Variante zurück zu wechseln. Versuchen Sie das mal mit der Leasingrate eines Servers.
Nachteile einer Cloud-Seminarverwaltung
Bei einer Cloud-Seminarverwaltung nimmt man mit den Vorteilen auch ein paar Nachteile in Kauf.
Datensicherheit
Durch die notwendige Anbindung einer Cloud-Seminarverwaltung an das Internet ist eine Online-Seminarverwaltung Angriffen von Hackern ausgesetzt. Daher ist es bei Cloud-Lösungen sehr wichtig, dass der Anbieter der Online-Seminarverwaltung alle Maßnahmen ergreift, um die Anwendung sicher zu machen. Dazu gehören eine Verschlüsselung der übertragenen Daten, eine Absicherung des Servers durch eine Firewall und eine Absicherung der Programmierung, so dass Unbefugte Zugriffe Dritter ausgeschlossen sind.
Datenschutz
In einer Cloud-Seminarverwaltung werden Ihre Daten und Daten Ihrer Kunden auf einem fremden Server hinterlegt. Das ist per se kein Problem, könnte aber Ärger mit dem Datenschutz geben. Wichtig ist hier, dass der Anbieter der Cloud-Lösung alle vom Gesetzgeber geforderten Datenschutzmaßnahmen genau einhält.
Alles unter fremder Kontrolle
Wenn die eigene Software als Online-Seminarverwaltung in der Cloud läuft, gibt man die Kontrolle an Dritte ab. Dies sieht zunächst wie ein Nachteil aus, ist aber vielleicht gar keiner. Denn bei der Alternative, einer Installation in Ihren eigenen Räumen geben Sie die Kontrolle i.d.R. auch an Ihren Serveradministrator ab und sind damit von Dritten abhängig. Die volle Kontrolle, die man damit mein zu haben, hat man häufig dann doch nicht so ganz.
Zusammenfassung Cloud-Seminarverwaltung Pro und Contra
Was ist denn nun besser?
Aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile einer Online-Seminarverwaltung die Nachteile bei Weitem. Die deutlich geringeren Kosten einer Cloud-Seminarverwaltung, die Flexibilität bei der Miete und die Schnelligkeit, mit der eine Lösung bereit steht wiegen die Nachteile deutlich auf. Nicht umsonst setzen sich Cloud-Lösungen immer mehr durch.
Im Einzelfall sollte man den gewählten Anbieter genau prüfen. Dafür habe ich hier eine kleine Checkliste zusammengestellt, die die wichtigsten Punkte enthält.
Checkliste Cloud-Seminarverwaltung
- Hosting/Serverstandort in Deutschland: wichtig für die Einhaltung der deutschen und der EU-Gesetzgebung zum Datenschutz
- Ist ein kostenloser Test möglich?
- Bietet der Anbieter flexible Vertragslaufzeiten?
- Ist die Firma lange genug am Markt und besteht weiter?
- Werden die Daten (idealerweise täglich) gesichert?
- Gibt es Unterstützung per Telefon, E-Mail und idealerweise auch noch per Fernwartung?
- Unterstützt der Anbieter bei der Einrichtung?
- Erfolgt die Datenübertragung verschlüsselt (https statt https Kinder Adresszeile des Browsers) ?
Wundercoach erfüllt alle Kriterien
Die Online-Seminarverwaltung Wundercoach erfüllt alle die hier genannten Voraussetzungen. Unsere Server stehen in Deutschland, unsere Daten übertragen wir nur verschlüsselt, unsere Server werden jede Nacht gesichert, unser Support hilft per E-Mail, Telefon und sogar per Fernwartung / Teamviewer.
